Pour un échange réussi, l'hôte et le voyageur doivent se sentir à l'aises avec la location qui va avoir lieu.
Heure et Lieu
Les hôtes peuvent définir leur disponibilité standard pour la prise en charge et la dépose dans leurs préférences de listing, ce qui sera visible pour tous leurs voyageurs.
Une fois les horaires et le lieu convenus, les deux parties doivent s'y conformer à moins de convenir d'un changement. En tant qu'hôte du VR, si vous souhaitez appliquer des frais pour une prise en charge anticipée ou une restitution tardive, assurez-vous de le mentionner avant la date de début du voyage pour éviter toute désinformation et pour vous assurer que le voyageur en soit conscient.
État du VR
L'hôte du VR est responsable de s'assurer que le véhicule est en bon état avant l'arrivée du voyageur. Ceci inclut le nettoyage de l'intérieur et de l'extérieur, le remplissage du réservoir d'essence et du réservoir d'eau fraîche, et le vidage des réservoirs d'eaux noires et grises.
Conducteurs Approuvés
Les voyageurs doivent s'assurer qu'au moins un conducteur approuvé est présent pour que l'échange des clés ne soit pas retardé. Les hôtes ne remettront pas le VR à un voyageur qui n'est pas un conducteur approuvé.
Contrat de location
Les deux parties doivent avoir complété et signé le contrat de location avant le début du voyage. Si ceci n'a pas été complété, vous n'aurez pas accès au formulaire d'inspection digital.
Si le contrat de location et les inspections ne sont pas complétés, tout litige ou réclamation relevant de cette location peut être refusé.
Inspections de départ et de retour
Un formulaire d'inspection de départ est fournit sur l'application de RVezy et doit être complété par les deux parties sur leur téléphone respectif. L'accès au formulaire ne requiert pas une connexion wifi ou de service cellulaire. Ceci fait parti de l'échant des clés au début du voyage.
Cette inspection fait en sorte que la condition du VR est bien documentée avant le début du voyage. Il s’agit notamment de prendre des photos de l’extérieur et de l’intérieur du VR, de noter tout dommage préexistant et de noter le niveau du carburant, du réservoir d’eau fraîche, des réservoirs noirs et gris et des réservoirs de propane, ainsi que l’utilisation de la génératrice et de l'odomètre.
Visite complète du VR
L'un des aspects les plus importants de l'échange des clés est une visite complète du VR, qui garantit que le voyageur est à l'aise et pleinement informé sur le fonctionnement du véhicule. Il est de la responsabilité de l'hôte de démontrer les fonctionnalités essentielles du VR, y compris comment vider les réservoirs d'eaux noires et grises, remplir le réservoir d'eau douce, et utiliser les lecteurs de réservoirs et de propane. De plus, le voyageur doit être montré comment utiliser le générateur, gérer le store et les extensions, et ouvrir et fermer les compartiments de rangement. Ignorer ces détails pourrait mener à des erreurs opérationnelles, pouvant potentiellement entraîner des dommages déduits de la caution du voyageur.
Assurance pour prise en charge anticipée
Il arrive parfois que le besoin se fasse sentir d'ajuster légèrement la période de location, comme prendre ou livrer le VR la veille de la date de début de location convenue. Si l'hôte et le voyageur acceptent ce changement, cela nécessite que le voyageur paie des frais d'assurance pour une nuit supplémentaire. Pour formaliser cet ajustement, il est nécessaire de contacter le service à la clientèle de RVezy pour traiter le changement et confirmer que la location reste couverte par l'assurance.
Gestion des Absences et problèmes avant location
Dans les situations où un voyageur ne se présente pas à l'heure et au lieu désignés pour la prise en charge, cela est traité selon les directives d'une annulation de voyageur. À l'inverse, si un hôte identifie un problème lié au VR avant que la location ne commence, il est de son obligation de tenter toutes les réparations possibles pour s'assurer que le VR est prêt pour le voyage. Si les réparations ne sont pas possibles à temps, l'hôte devra annuler la réservation et fournir un remboursement complet au voyageur. De plus, l'hôte doit informer rapidement RVezy du problème, afin que nous puissions aider le voyageur à assurer une autre location de VR si nécessaire.
Équipement de remorquage
Les invités et les hôtes ont chacun certaines responsabilités pour s'assurer que la remorque est raccordée légalement, correctement et en toute sécurité.
Responsabilités de l'hôte
En tant qu’hôte avec une roulotte, il est de votre responsabilité de fournir des informations claires et complètes concernant l'équipement de remorquage.
Lorsque vous commencez à communiquer avec un voyageur, assurez-vous d'obtenir des informations au sujet de leur itinéraire ainsi que leur expérience de remorquage de roulotte. Vous voulez vérifier la taille de l'attelage de remorquage et les broches de connexions pour confirmer que le voyageur a le bon équipement pour remorquer votre roulotte, ainsi que confirmer la capacité de remorquage de leur véhicule.
L’hôte devrait fournir un système de répartition du poids pour les roulottes plus lourdes. Un régulateur de frein électrique devrait également être fourni par l'hôte pour les roulottes munies de freins électriques.
Si vous avez certaines conditions ou restrictions à spécifier en ce qui concerne le remorquage de votre roulotte, assurez-vous de les mentionner dès le début de votre conversation, puisque si la réservation va de l'avant, vous ne pourrez plus appliquer des conditions plus tard.
Pour vous aider à gérer ces conversations, vous pouvez créer des modèles de messages afin de vous assurer de poser toujours les meilleures questions et de fournir les meilleures informations.
Responsibilités des voyageurs
En tant que voyageur, Il est de votre responsabilité de vous assurer que votre véhicule et votre équipement sont adaptés à la remorque que vous allez remorquer.
Avant d'envoyer une demande de réservation à un hôte , assurez-vous de bien lire leur annonce pour vérifier le poids de leur roulotte et le poids et la grosseur de l'attelage de remorquage. Lisez attentivement la description de l'annonce pour voir si l'hôte a inclut des informations au sujet du remorquage.
Note: Le poids de la roulotte inscrit dans l'annonce fait référence au poids sec ou au poids du manufacturier de la roulotte. Ceci est le poids de la roulotte avec tous les réservoirs vides (pas d'essence, d'eau fraîche, d'eaux grises ou noires, de propane, etc.) et sans équipement additionnel dans la roulotte.
Vous devriez toujours viser à avoir un véhicule avec une capacité de remorquage de quelques centaines de livres de plus que le poids sec de la roulotte. Cela vous permettra de remplir tous les réservoirs, d'inclure de l'équipement dans la roulotte et de la remorquer en toute sécurité.
Si vous avez des doutes au sujet du véhicule ou de l'équipement de remorquage, contactez l’hôte et discutez-en avec lui. Ils sont les experts sur leurs roulottes et peuvent répondre à vos questions.
Vous pouvez aussi consulter ces ressources du blogue RVezy pour des renseignements généraux au sujet du remorquage (disponibles en anglais seulement): How to Tow a Travel Trailer Safely et WTF is GVWR? Visual Guide to RV Weight Terms.